การควบคุมระดับเสียงภายในพื้นที่ทำงานเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยส่งเสริมสมาธิและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับพนักงานทุกคน นี่คือ 6 มาตรการหลักที่คุณสามารถนำไปปรับใช้ในสำนักงาน เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เงียบสงบและเอื้อต่อการทำงาน:
1. การจัดการอุปกรณ์สำนักงานที่ก่อให้เกิดเสียง
ให้แต่ละส่วนงาน/หน่วยงาน ใช้เครื่องพิมพ์ที่ไม่มีเสียงดังหรือเสียงเบา
ย้ายอุปกรณ์ที่ส่งเสียงดัง เช่น เครื่องพิมพ์ หรือเครื่องถ่ายเอกสาร ไปไว้ในจุดที่ห่างจากบุคลากร หรือบริเวณที่ไม่รบกวนการทำงาน (เช่น จัดทำ "Printing Zone")
2. การจัดการเสียงจากประตูและวัสดุอุปกรณ์
ปิดประตู หรือหน้าต่าง ที่ใช้ในการทำงานอย่างเบามือ
หลีกเลี่ยงการใช้วัสดุอุปกรณ์ที่ส่งเสียงดังรบกวนผู้อื่น
ใช้วัสดุบุพื้นหรือผนังบริเวณที่ไม่ต้องการให้เกิดเสียงรบกวน
3. การควบคุมเสียงโทรศัพท์และเครื่องมือสื่อสาร
ให้แต่ละส่วนงาน/หน่วยงาน หรือบุคลากร ปรับเสียงเรียกเข้าโทรศัพท์สำนักงาน หรือโทรศัพท์มือถือ รวมถึงเครื่องมือสื่อสารอื่นๆ
ตั้งระดับความดังที่เหมาะสม ไม่ให้เสียงดังรบกวนเพื่อนร่วมงาน
4. การจัดการเสียงรบกวนจากเครื่องปรับอากาศ
แจ้งช่างซ่อมบำรุง หรือฝ่ายอาคาร ให้เข้ามาตรวจสอบและแก้ไขทันที หากพบว่าเครื่องปรับอากาศมีเสียงดังผิดปกติ
หากการดำเนินการแก้ไขไม่ทันท่วงที ให้แจ้งผู้เชี่ยวชาญด้านเสียงโดยตรง เพื่อตรวจสอบและแก้ไข
5. การใช้โทรศัพท์มือถือหรือคอมพิวเตอร์สำหรับการสื่อสาร
กรณีที่จำเป็นต้องใช้ ลำโพงภายนอก (Speakerphone)
หรือใช้โทรศัพท์มือถือ หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ ให้ใช้หูฟังแทน เพื่อจำกัดขอบเขตของเสียงไม่ให้รบกวนเพื่อนร่วมงาน
6. การจัดการกรณีบุคคลส่งเสียงดังรบกวน
ในการสนทนา ให้ตระหนักว่าการคุยโทรศัพท์ หรือการสนทนาทั่วไป ควรทำอย่างระมัดระวังและอยู่ในระดับเสียงที่เหมาะสม
หากต้องมีการปรึกษาหารือ หรือประชุมกลุ่มเล็กๆ ที่อาจส่งเสียงดัง ควรย้ายไปใช้พื้นที่หรือห้องที่รับผิดชอบในบริเวณอื่น
หากการตักเตือนไม่เป็นผล ควรปรึกษาร่วมมือกับพนักงานรักษาความปลอดภัยประจำอาคาร เพื่อแก้ไขปัญหาส่งเสียงรบกวนที่ผิดปกติออกนอกสถานที่